Não precisamos ser empreendedores, donos do próprio negócio ou workaholic, para entender que muitas vezes é necessário ajuda para colocar em dia todas as tarefas pendentes, principalmente em horas aparentemente sufocantes, onde é impossível entregar tudo no prazo. Problemas como este, fazem de nossos dias mais agitados e cansativos, pois todo tempo é aplicado em prol da resolução dos problemas, até mesmo em horas que deveriam ser dedicadas ao descanso. Convenhamos, ninguém é de ferro!
Para auxiliar nessas questões, existem algumas ferramentas que foram criadas pensando em manter as tarefas no prazo e não atrasar a demanda, seja ela pessoal ou corporativa. Claro, que com a ajuda da tecnologia, regrar-se tem se tornado cada vez mais fácil, mas é importante conhecer os recursos ofertados, objetivando a maior produtividade. Aliás, se a meta é garantir o sucesso, precisamos ser focados e produtivos.
Conheça algumas ferramentas que nos ajudam a seguir nossas metas e evitar a procrastinação:
- Trello: Dividido por quadros denominados “To Do”, “Doing” e “Done”, o Trello é explanado através de colunas com as nomenclaturas anteriormente citadas, onde é permitido pré-definir tarefas a serem executadas, com seus respectivos prazos, descrições e responsáveis. Pode ser compartilhado entre pequenos ou grandes grupos para uma ou mais tarefas apresentadas em cartões detalhados com as informações estabelecidas. É uma ferramenta simples e intuitiva, descomplicando a rotina de muitos associados.
- Asana: Um de seus maiores diferenciais é a divisão por projetos, onde classificam-se cores e nomes, os trabalhos que estão sendo atendidos no período. Possibilita visualizar as tarefas em grupo, bem como as individuais, de forma a facilitar a compreensão de demandas e prazos. Semelhante a uma caixa de e-mails, a divisão por pastas garante a padronização e maior organização dos projetos desenvolvidos. Também é possível visualizar toda a equipe participante, independente do número de componentes. A ferramenta apresenta uma função de relatórios, proporcionando um feedback do desempenho das tarefas. Assim como uma rede social, é possível comentar, mencionar e arquivar informações nas tarefas ou como propriamente dito, “tasks”. Embora pareça complexo no primeiro momento, o Asana é facilmente compreendido ao longo de seu uso, pois é extremamente intuitivo ao mesmo tempo que apresenta inúmeras formas de trabalhar, ou seja, é dinâmico.
- Quire: Para quem já trabalha com Excel e entende suas fórmulas, o Quire não dará muito trabalho, já que sua funcionalidade depende de comandos que unem títulos e símbolos, nada muito distante do que o Excel solicita. Apesar dessa particularidade, seu quadro de fluxo de tarefas, denominado “Kanban”, por conta do conceito Kanban, propriamente dito, é simples como as anteriores, dividido por projetos e colunas. Uma das principais diferenças está em criar e gerir as tarefas com os comandos estabelecidos, por exemplo, usar o elemento “#” para classificar um grupo de tarefas, ou seja, usando #marketing em determinadas tarefas, as mesmas terão etiquetas coloridas e idênticas, pois foram subdivididas.
- Monday: Com um pouco mais de complexidade, o Monday se baseia no Diagrama de Gantt, basicamente uma divisão de tarefas criadas com informações como, descrição, responsável, duração, data de início e fim, e status da tarefa, dessa forma é possível avaliar especificamente os projetos criados. Seu quadro de tarefas é dinâmico e de fácil compreensão, de forma intuitiva mantem todos os projetos em ordem e visível para os colaboradores de forma simples.
- Taskboard: Mesmo em meio ao mar de tecnologia que vivemos hoje, algumas pessoas se identificam com tarefas conservadoras, o que não está errado. O Taskboard é uma maneira de planificar projetos sem usar uma ferramenta digital para isso. Através da metodologia “Kanban”, é possível organizar todas as tarefas em seus determinados quadros, “do, doing ou done”, de forma visual com cartolina, caneta e post-its, seja na parede de casa ou do trabalho, é possível dividir tarefas pessoais ou em grupo. Esse é um modelo pré-definido, mas claro que pode ser personalizado conforme as preferências de quem usa.
Obviamente, essas são apenas algumas ferramentas que ajudam a planejar seu dia-a-dia e suas tarefas, existem inúmeras outras com a mesma função, entretanto, é importante saber que a melhor estratégia é manter o foco e não esquecer das metas estabelecidas. Assim como nós, do Grupo Born, projete, planeje e faça acontecer, só assim é possível sair da zona de conforto e alcançar os objetivos desejados.
Você que está em dúvida, entre em contato conosco e saiba mais! 😉